I sistemi di segnalazione sono le cassette dei suggerimenti che presto le aziende dovranno possedere. Lo specialista della conformità Andrei Szczesny spiega che non sono affatto male

Gli stati membri dell’UE devono aver recepito la direttiva europea sul whistleblowing entro la metà di dicembre. In Germania, le elezioni federali e l’attuale formazione del governo hanno impedito l’approvazione di un disegno di legge, che già esiste.

Ma una cosa è certa: ci sarà una legge per proteggere i whistleblower. La Germania non rischierà procedimenti di infrazione davanti alla Commissione dell’Unione Europea. La Germania avrebbe dovuto recepire la direttiva UE a metà dicembre, dal 1 gennaio le aziende con più di 250 dipendenti devono avere una hotline e, dopo due anni, tutte le aziende con 50 o più dipendenti devono averlo. Contributo ospite di André Szesny, avvocato difensore ed esperto di compliance presso Heuking Kühn Lüer Wojtek, che fornisce consulenza alle aziende sull’introduzione di sistemi di segnalazione. È anche un avvocato fiduciario e dispone di numerose hotline esterne per informatori per società internazionali.

Le aziende vogliono sapere cosa sta succedendo. E vogliono controllare le cattive informazioni. È quindi consigliabile dare ai dipendenti insoddisfatti l’opportunità di esprimersi. I dipendenti che non sono in grado di segnalare le lamentele diventano frustrati e questa frustrazione si accumula nel tempo.

Tuttavia, le loro reazioni sono molto diverse, come dimostrano gli studi americani: alcuni dipendenti che non sono stati ascoltati danno l’avviso – questo è particolarmente fastidioso per i dipendenti qualificati. Altri si sono licenziati internamente, perdendo fiducia e lealtà nei confronti del proprio datore di lavoro. Altri ancora vogliono sbarazzarsi di qualcosa: ciò che hanno visto, ciò che considerano illegale o almeno ingiusto. Se il datore di lavoro non vuole essere ascoltato, a un certo punto chiederà un’udienza: l’ufficio del pubblico ministero, la polizia o altre autorità. Se la lamentela o il crimine sono abbastanza significativi, la stampa o persino WikiLeaks viene messa in discussione. E allora lo scandalo diventa chiaro.

Dovremmo accogliere qualsiasi informazione su potenziali rimostranze

Nessuna di queste reazioni può soddisfare un’azienda. Non importa se ciò che il whistleblower riferisce è una questione banale o un crimine grave. Non importa alle aziende se la mancia è corretta o meno. Di fondamentale importanza per le aziende: avere informazioni che indichino potenziali rimostranze in modo che possano verificarle da sole.

Se le informazioni si rivelano in seguito giustificate, le società possono affrontare il reclamo. Se si scopre che non c’è nulla nell’avviso, l’azienda deve chiedersi perché: da un lato, i whistleblower dovrebbero essere incoraggiati a segnalare anche una sospetta violazione della compliance o un reato. Anche se alla fine non sei del tutto sicuro che sia vero. Ciò presuppone che l’azienda sia molto responsabile quando si tratta di tutte le informazioni, esaminandole attentamente e trattandole in modo confidenziale.

C’è un cartone animato di Larson (“The Far Side”) in cui un uomo si chiede perché una sedia da pianoforte accanto a lui sia caduta dall’alto e si sia schiantata in strada. Guarda la sedia del pianoforte e medita, ma non riesce a trovare il motivo della caduta della sedia del pianoforte. Ecco perché non si è nemmeno accorto che il pianoforte a coda infuriava su di lui. Penso che l’immagine si adatti bene. La sedia del pianoforte che cade è il messaggio dell’informatore, il pianoforte è la vera ragione dietro di esso.

Le aziende con integrità non licenziano gli informatori

Penso che sia superfluo dire che i whistleblower dovrebbero essere tutelati dal diritto del lavoro se non denunciano maliziosamente i loro colleghi, superiori o subordinati o addirittura esprimono falsi sospetti. Punire un informatore o addirittura licenziarlo non è in definitiva nel migliore interesse di un’azienda di successo onesto.

Al contrario, non è necessario credere a tutti gli informatori in forma non monetaria. L’intento di tutto e di tutto è seguire in modo appropriato ogni suggerimento, schermare le ricevute e, se necessario, condurre interviste per verificare il traffico di posta elettronica, nella misura consentita dal DPA. Se alla fine si scopre che c’è un suggerimento sbagliato: tanto meglio. Se no: meglio. Poi la direzione sa che c’è qualcosa che non va in Danimarca.

Alla fine, le hotline per gli informatori non sono altro che una cassetta dei suggerimenti. Ma non tutti vogliono scrivere, alcuni vogliono parlare, alcuni sono anonimi per precauzione, alcuni vogliono scrivere e-mail e alcuni ancora preferiscono non parlare affatto. Consiglio ai miei clienti di fornire il maggior numero possibile di canali di segnalazione. Ricevo alcuni suggerimenti via fax. In Heuking disponiamo del nostro strumento LegalTech con il quale possiamo ricevere ed elaborare informazioni per i nostri clienti online e direttamente. Questo punto di segnalazione esterno viene quindi utilizzato come un altro canale di segnalazione oltre a e-mail, telefono, fax e chat personali.

Gli informatori maligni sono estremamente rari

La mia esperienza è: le denunce maligne accadono raramente. Al contrario, la maggior parte dei dipendenti che segnalano sospette violazioni è riluttante a incriminare i propri superiori o colleghi. Molti informatori segnalano circostanze che sembrano loro strane e vogliono indagare. Non tutti vogliono ricevere feedback. Molti sottolineano in particolare che considerano la loro azienda pulita e che sono orgogliosi di lavorare lì. Vogliono denunciare chi inquina il nido, e non sempre a loro vantaggio. Molti di loro difendono persino i loro colleghi.

Ho già ricevuto segnalazioni dai dipendenti che i supervisori riscuotono commissioni, anche se i soldi erano effettivamente dovuti a un collega che non ha osato dire nulla. O un rapporto di un dipendente che ha visto i colleghi rubare merci dal magazzino e venderle online. Ancora una volta, un cliente del mio cliente ha chiamato perché era sorpreso che il suo concorrente lo avesse chiamato all’improvviso. Si scopre che un ex dipendente del mio cliente aveva preso l’intero file del cliente e altri segreti commerciali su questo concorrente, il nuovo imprenditore – è stato un danno colossale.

Hai bisogno di altri esempi? Un informatore ha riferito che suo fratello, sua moglie e la famiglia dell’altra moglie avevano ingiustamente permesso a se stessi di ammalarsi o di non essere in grado di lavorare, ma stavano anche lavorando illegalmente. Per il mio cliente ci sono stati molti danni – ed è stato anche molto piacevole per l’ufficio delle imposte.

Le cose sbagliate non sono un problema e vengono trasmesse rapidamente e correttamente

L’inganno sono casi di – presumibilmente – informatori che sostanzialmente sentono di essere stati trattati male. Recentemente ho contattato al telefono un dipendente del mio cliente che ha visto che era stato truffato dal sistema pensionistico della sua azienda perché era stato erroneamente classificato ai sensi del contratto collettivo. Queste cose appartengono al dipartimento delle risorse umane, le hotline per gli informatori non sono state istituite – i dipendenti sono ancora persi qui. Tuttavia, non volevo lasciare l’uomo sotto la pioggia, perché il suo bisogno era grande – auto-percepito. Gli ho fornito i dettagli di contatto per il dipartimento delle risorse umane interne. La chiamata non è stata difficile o lunga. Fa parte del normale funzionamento di una hotline di whistleblower indirizzare le segnalazioni, ovvero indirizzarle dove appartengono: al dipartimento delle risorse umane, all’ufficio legale o persino alla compliance. È brutto quanto il codice postale sbagliato su una busta – succede, ed è facile da risolvere – e nessuno vorrà fermare la posta per questo. È importante che le aziende chiariscano in anticipo quali tipi di informazioni sono benvenute e quali no.

Preoccupazioni ed esigenze degli informatori

Trovo impreciso l’obbligo di introdurre il sistema di segnalazione. A condizione che le aziende lo implementino in modo da creare fiducia. I dipendenti non dovrebbero aver paura di chiamare la hotline. Sperimento tali paure in due direzioni: alcuni temono le conseguenze del diritto del lavoro, ad esempio se grava sui loro capi o sulla direzione aziendale. Una volta ho ricevuto una segnalazione da parte di un informatore secondo cui un manager tradiva regolarmente i clienti dell’azienda. Questo richiede coraggio. Al-Fatiha. Altri temono che i loro sospetti riportati possano rivelarsi sbagliati. Le aziende devono controllare entrambi gli avvisi in modo responsabile, cauto e riservato.

Ma ciò che considero fondamentale è questa innovazione: secondo la direttiva UE sugli informatori, le aziende devono informare gli informatori su come vengono elaborate le loro segnalazioni. Hanno il dovere di informare la persona che è stata incriminata dall’informatore.

Suppongo che il legislatore tedesco creerà casi eccezionali durante l’attuazione della direttiva, il che potrebbe concedere più tempo all’azienda. Quando l’istruzione richiede più tempo. D’altra parte, un dipendente interessato da una segnalazione non dovrebbe essere privato dei suoi diritti alla difesa nel lungo periodo. Se qualcuno è stato accusato da un informatore e viene licenziato o viene presentata una denuncia penale contro di lui, dovrebbe essere in grado di difendersi. Ciò include anche la capacità di controllare e segnalare la credibilità del whistleblower.

Quando le autorità accettano i consigli degli informatori senza critiche e consentono che si verifichino mescolanze

Il fatto che le autorità federali e statali come l’Ufficio federale dei cartelli, la BaFin oi ministeri delle finanze istituiscano hotline per gli informatori non è di per sé critico. Il fattore decisivo sarà il modo in cui lo stato tratterà le informazioni. Sono anche un avvocato difensore, e vedo molti casi in cui le denunce – anche anonime – vengono prese alla lettera e bombardate immediatamente e senza ulteriori esami. Uno di questi esperimenti è stato la ricerca di un cliente in una procedura di cum-ex a causa della confusione del nome in un rapporto anonimo. Sia le autorità che le aziende dovrebbero aver cura di controllare attentamente la validità di ogni relazione. In caso contrario, si perde rapidamente la fiducia nei sistemi di whistleblowing.

La legge tedesca è imminente

La Germania deve aver recepito la direttiva UE sugli informatori entro il 17 dicembre. Questo sarà aggravante, ma il Whistleblower Protection Act arriverà presto. La Grande Coalizione (Grocco) aveva già presentato una bozza che non era stata approvata prima delle elezioni federali. È probabile che il diritto tedesco vada oltre ciò che richiedono le direttive UE: cioè, oltre alle violazioni del diritto dell’UE, anche le violazioni delle norme puramente nazionali devono essere registrate tramite le hotline degli informatori. Questo è ciò che prevedeva il progetto GroKo, ed è quello che ora è anche nell’Accordo consortile di Ampel. In entrambi i casi esistono già regole imposte dalle aziende, ad esempio nel settore bancario. Ma indipendentemente dalla legge: le hotline degli informatori sono utili per le aziende, non così costose come danni o rimostranze che non saranno in grado di identificare o porre rimedio perché nessuno glielo dice.

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